Дополнительное соглашение об обмене электронными документами

Дополнительное соглашение об обмене электронными документами

к Договору _______________________


г. Новосибирск «__» ______ 20__г.


Общество с ограниченной ответственностью «БукингБорд», далее именуемое «Заказчик», в лице Генерального директора Тихонюка Валентина Евгеньевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и

Общество с ограниченной ответственностью «__________», далее именуемое «Исполнитель», в лице Директора ______________, действующего на основании ______________, с другой стороны, а совместно именуемые «Стороны» заключили настоящее дополнительное соглашение к договору ___________________ (далее именуемое – Дополнительное соглашение) о нижеследующем:



1. Стороны приняли решение об использовании электронного документооборота при обмене юридически значимыми документами и применении электронной подписи при оформлении таких документов по заключенному Сторонами Договору ___________________ (далее по тексту – Договор).

2. Электронный обмен документами будет осуществляться Сторонами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011, применимыми нормативно-правовыми актами Минфина России и ФНС России (в части определения порядка обмена и форматов электронных документов).

3. Настоящим дополнительным соглашением Стороны устанавливают порядок электронного документооборота во исполнение своих обязательств по заключенному между Сторонами Договору, Приложений и дополнительных соглашений к нему.

4. Термины и определения

a.Электронный документ (ЭД) – юридически значимый документ, обмен которым производится Сторонами в рамках заключения, исполнения и прекращения Договора, получаемый и передаваемый Сторонами по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

b. Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к электронному документу (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

c. Квалифицированная ЭП (КЭП) – вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ).

d. Квалифицированный сертификат (далее − Сертификат) – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный аккредитованным Удостоверяющим центром в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

e.Электронный документооборот (ЭДО) – процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.

f. Оператор – организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами.

5. Настоящим дополнительным соглашением стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств по заключенному Договору ___________________.

6. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны, должны быть подписаны Квалифицированной ЭП, имеющие сертификаты ключа проверки электронной подписи, выданные аккредитованном удостоверяющем центром в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

7. Стороны в рамках заключенного Договора будут обмениваться формализованными и неформализованными электронными документами.

8. Формализованные электронные документы − электронные документы, для которых соответствующими нормативно-правовыми актами установлены электронные форматы. На момент заключения настоящего дополнительного соглашения установлены форматы для следующих электронных документов, которые применимы к отношениям Сторон (Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@), Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@:

− универсальный передаточный документ (УПД);

– счет-фактура;

– акт об оказанных услугах, содержащий всю необходимую информацию в соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете;

Стороны договорились при издании электронных форматов иных документов применять при обмене такими документами правила, установленные настоящим дополнительным соглашением и нормативно-правовыми актами, которыми такие форматы будут установлены.


Неформализованные электронные документы, обмен которыми может осуществляться в рамках заключенного Договора:

- дополнительное соглашение к договору;

- Медиаплан;

- приложение к договору (заказ, спецификация, заявка и пр.), в соответствии с согласованными Сторонами форматами;

- счет;

- письма;

- мотивированный отказ от подписания акта об оказанных услугах;

- акт сверки расчетов;

- акт о ненадлежащем исполнении обязательств, в соответствии с согласованными Сторонами в соответствующем договоре форматами.

Стороны настоящего Дополнительного соглашения оставляют за собой право в любой момент ввести в электронный документооборот любые иные неформализованные электронные документы, прямо не указанные в настоящем пункте, и применять при обмене такими документами правила, установленные настоящим Дополнительным соглашением.

9. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Заказчиком и Исполнителем сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – УЦ).

10. Уполномоченным оператором ЭДО Сторон на момент заключения настоящего Дополнительного соглашения Стороны определили АО «ПФ «СКБ Контур» ОГРН 1026605606620 ИНН 6663003127 (правообладатель программы для ЭВМ «Диадок», свидетельство о государственной регистрации прав от 13.05.2013 № 2013614475).

11. Стороны осуществляют ЭДО с использованием системы электронного документооборота «Диадок», либо иной системы электронного документооборота, предоставляющей возможность осуществления электронного документооборота с системой «Диадок» (правообладатель программы для ЭВМ «Диадок» АО «ПФ «СКБ Контур» ОГРН 1026605606620 ИНН 6663003127). Порядок использования системы электронного документооборота устанавливается соответствующим оператором электронного документооборота. Подписанием настоящего Соглашения Стороны подтверждают, что ознакомлены с правилами работы в системе электронного документооборота.

12. Стороны в течение 1 рабочего дня обязаны письменно информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны / недоступности системы оператора ЭДО / недоступности каналов связи. В этом случае в период действия таких обстоятельств Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

13. Стороны признают, что электронные документы, подписанные КЭП каждой из Сторон, равнозначны документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью уполномоченного представителя каждой из Сторон. Стороны признают доказательственное значение электронного документа, подписанного КЭП, как относимого, допустимого и достоверного доказательства, в том значении, в котором оно понимается положениями процессуального законодательства РФ.

14. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа получающая такой документ Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах, имеющихся у него полномочий. Документ, подтверждающий полномочия, должен быть предоставлен по требованию получающей Стороны в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения от неё соответствующего требования.

15. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет возможности использования иных способов изготовления и обмена документами между ними.

16. Сторона, получившая от другой Стороны письменное требование об оформлении документа, ранее оформленного посредством ЭДО, на бумажном носителе с проставлением собственноручной подписи уполномоченного лица и печати (при наличии), обязана подписать приложенный к требованию документ и направить его другой Стороне в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения соответствующего требования.

17. Взаимодействие с удостоверяющим центром и оператором

17.1. В случае, если у Стороны настоящего соглашения отсутствует сертификат ЭП, то не позднее 15 (пятнадцати) дней после подписания настоящего Дополнительного соглашения, Стороны обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия Договора и настоящего Дополнительного соглашения.

17.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ. По данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.

17.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ЭДО, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

17.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ЭДО в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

18. Порядок обмена документами

18.1. Инициирующая подписание документа Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его КЭП направляет файл с документом в электронном виде через систему «Диадок» в адрес другой Стороны.

18.2. Получившая документ Сторона проверяет действительность сертификата КЭП, и ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:

-подписать документ КЭП и отправить его направившей Стороне – в том случае, если согласна с содержанием документа;

- отказать направившей документ Стороне в подписании документа - при несогласии с содержанием документа

19. Сторона, получившая ответный документ, проверяет действительность сертификата КЭП.

20. Стороны подтверждают, что отсутствие ответных действий от получившей документ Стороны не является ее согласием (акцептом оферты) с содержанием документа и не заменяет подписание документа КЭП, если иное прямо не предусмотрено Сторонами в Договоре.

21. Стороны обеспечивают хранение электронных документов в течение установленного законодательством РФ срока, а также надлежащее хранение применявшегося для формирования ЭП сертификата ключа подписи.

22. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

23. Любая из Сторон вправе в любой момент обратиться к Оператору ЭДО для разрешения спорных вопросов по фактам документооборота без извещения о таком обращении другой Стороны.

24. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.

25. В обязательственных правоотношениях Сторон по Договору или в связи с ним, Стороны признают документы, подписанные КЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, которые подписаны уполномоченными представителями Сторон и скрепленными печатями Сторон.

26. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует в течение срока действия Договора.

27. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон